Чек-лист подготовки
к онлайн-конференции
Этапы подготовки, лишь на первый взгляд кажутся простым алгоритмом действий. Безусловно, есть множество статей в свободном доступе, которые описывают процесс подготовки к онлайн-конференциям — как провести и как запустить ее, однако, большинство инструкций «гуляющих» по интернету не содержат конкретики, а лишь описывают процессы в общих чертах. Мы же постарались разработать полезный гайд, по сути — чек-лист, который не только поможет вам проверить себя насколько вы технически готовы к самостоятельному проведению онлайн конференции, но и раскроет некоторые интересные опции, которые помогут визуально вывести ваш прямой эфир на уровень телевещания. Ну что? Вы готовы узнать все подробности о том, как же все-таки успешно организовать и запустить онлайн конференцию? Тогда — вперед!
1. Выбор формата: полностью онлайн или гибридная
Здесь мы вам не подскажем какой формат выбрать для запуска онлайн конференции, так как он полностью зависит от цели мероприятия и физического расположения спикеров и иных профессионалов, задействованных в проекте. Расскажем какие есть варианты, а вы уже — выбирайте сами!
- Формат живой конференции с организацией прямой трансляции для удаленных зрителей с использованием специального оборудования. Все спикеры физически выступают, зрители присутствую в студии или конференц-зале, а также смотрят трансляцию удаленно.
- Формат гибридной конференции — когда часть спикеров физически присутствует зале, а часть присоединяются к прямой трансляции удаленно. Зал, как правило, оснащен профессиональной аппаратурой, в том числе большим экраном, на котором зрители видят всех спикеров.
- Формат конференции на удаленке не подразумевает видеосъемки, однако, например, научные и медицинские сообщества часто организуют масштабные удаленные онлайн конференции с большим количеством единовременных потоков, со своими спикерами в каждом отдельном зале и с возможностью коммуницировать между собой онлайн — такие конференции требуют высокой степени подготовки и большого количества профильных специалистов. Другими словами, даже полностью удаленные онлайн конференции могут быть в разы сложнее с точки зрения технического сопровождения и организации, чем физическая конференция в студии или в специально оснащенном зале.
2. Выбор локации: конференц-зал или небольшие аудитории
Если формат конференции «живой» или «гибридный», вам потребуется или конференц-зал, или тематическая аудитория (студия). Если же формат полностью удаленный, и все зрители будут смотреть трансляцию только онлайн, а спикеры будут подключаться из своих точек, то и локация здесь не понадобится, достаточно только наличие необходимого оборудования, но если у вас есть главный спикер, то его можно было бы, например, профессионально снимать в студии, а остальных уже выводить в эфир из их собственных точек доступа к платформе трансляции. Одно мы вам скажем точно — в Netclip мы сделали 2 очень удобные презентации по самым лучшим локациям Москвы для организации онлайн конференций. Мы собрали и конференц-залы, и интересные интерьерные студии для съемок, чтобы сэкономить время нашим клиентам на поиски подходящей локации. Аппаратуру и специальное оборудование мы подбираем под каждую отдельную конференцию, учитывая ее задачи.
3. Технический сценарий
онлайн-конференции
Мы знаем, что в медицинских и научных сообществах, где спикерами является профессура и иные профессионалы смежных областей, да и в государственных учреждениях при организации онлайн конференции встает вопрос о том, что и спикеры, и темы их выступлений, и сами презентационные материалы утверждаются лишь в самый последний момент — часто буквально за 24 часа до события, поэтому сначала мы утверждаем с организаторами первичный сценарий:
- Основная тема конференции
- Примерное количество участников
- Структура трансляции и длительность
- Перерывы
- Обложки, перебивки, обратный отсчет времени
- Визуальный стиль онлайн конференции
- Дополнительное оборудование и специальная аппаратура
4. Выбор платформы
для проведения онлайн-конференции
Не все знают, но часто для простой онлайн трансляции подойдет даже Skype. Естественно, если у вас синхронный перевод, и не на один язык, например, то понадобится ZOOM. Платформ много, и у каждой есть свои бенефиты и «подвохи», которые нужно изучить заранее. В ZOOM, например, для синхронного перевода потребуется покупать дополнительно лицензионное расширение, а также заранее создавать конференцию с учетом функции перевода, другими словами — в день конференции «открыть» дополнительную функцию перевода не получится.
5. Внешний вид вашей конференции
Вы хотите, чтобы ваша онлайн конференция выглядела как настоящий телевизионный эфир или домашний Skype-call? В Netclip своим клиентам мы предлагаем динамические решения:
- Анимированный отсчет обратного времени
- Смена кадра, которая может быть оформлена в виде фирменного стингера или мува
- Плашки с именами и должностями спикеров в разных форматах, с анимационными эффектами
- Создаем фирменный фон трансляции (динамический с добавлением аудио-оформления).
- По желанию в конференцию можем внедрить тематическую бегущую строку.
- А еще мы можем заранее снять сюжет и внедрить его в прямой эфир или же сам заказчик, предоставит нам готовые сюжеты для внедрения по сценарию.
6. Репетиция (прогон) онлайн-конференции
Очень важно подготовить спикеров к технической части конференции, а именно: обучить как подключиться к эфиру, настроить звук, видео-картинку и пр. Так называемый прогон мероприятия кто-то заказывает в полном формате — то есть по сути, мы проводим полноценное онлайн мероприятие от начала и до самого конца как репетиция, чтобы ни у кого не осталось вопросов. А кто-то готовится частично — это когда мы связываемся со спикерами и тестируем их выход в онлайн.
7. Подготовка локации
Выезжайте на локацию заранее, чтобы протестировать интернет и четко понимать какими техническими средствами владеет площадка, а какими нет, проверьте работу всей аппаратуры, другими словами, что вам нужно будет привезти с собой и как подготовить зал.
онлайн
конференцию
в агентстве
Netclip
